AI Act naleving checklist: 8 punten die elk bedrijf moet afvinken

De EU AI Act - in de volksmond ook wel de AI wet - heeft meerdere deadlines, en niet elk naleving-punt heeft dezelfde urgentie. Deze checklist geeft u per punt de status, zodat u kunt prioriteren. De checklist geldt voor elke organisatie die AI-tools inzet, ongeacht sector of omvang.

De AI Act naleving checklist

1. 1
   Inventariseer alle AI-tools in uw organisatie Nu starten

   Maak een volledige lijst van alle AI-systemen die uw bedrijf gebruikt. Denk verder dan ChatGPT: ook AI in uw CRM, boekhoudpakket, e-mailmarketing, HR-software, Microsoft Copilot en website-chatbots vallen onder de AI Act. Gebruik de gratis check op actcheck.nl als startpunt.

2. 2
   Zorg voor AI-geletterdheid bij medewerkers (artikel 4) Verplicht sinds feb 2025

   Alle medewerkers die AI-tools gebruiken moeten aantoonbaar geïnformeerd zijn over hoe de tool werkt, welke risico's er zijn en wat de interne gebruiksregels zijn. Een e-mail, teambespreking, e-learning of intern document volstaat, mits u de deelname documenteert. Zonder bewijs voldoet u niet.

3. 3
   Stel een AI-register op Voor 2 aug 2026

   Het AI-register bevat per tool minimaal: naam en aanbieder, doel van gebruik, risiconiveau (minimaal / beperkt / hoog), welke data erin gaat (anoniem / persoonsgegevens / vertrouwelijk), en wie intern verantwoordelijk is. Een spreadsheet of Word-document volstaat, zolang het actueel is.

4. 4
   Stel een intern AI-beleid op Voor 2 aug 2026

   Het AI-beleid beschrijft hoe uw organisatie omgaat met AI: wie mag welke tools gebruiken, welke data mag erin, hoe u de output controleert, en wat de escalatieprocedure is bij een incident. Een eenpager per tool of een A4-document voor de hele organisatie is voor de meeste MKB-bedrijven voldoende.

5. 5
   Teken verwerkersovereenkomsten (DPA's) Voor 2 aug 2026

   Voor elke AI-tool waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, heeft u een Data Processing Agreement nodig met de aanbieder. OpenAI, Microsoft, Google en de meeste grote aanbieders bieden DPA's aan via hun zakelijke accounts. Controleer of u deze heeft getekend - en upgrade eventueel van een gratis naar een zakelijk account.

6. 6
   Stel transparantie in richting klanten en gebruikers Voor 2 aug 2026

   Als uw bedrijf AI inzet in communicatie met klanten - een chatbot op uw website, AI-gegenereerde e-mails, geautomatiseerde telefoongesprekken - moet u dit kenbaar maken. Een vermelding in uw privacybeleid, een footer-melding of een label op de chatbot is voldoende. Nooit AI voordoen als mens: dat is verboden.

7. 7
   Beoordeel of u hoog-risico AI gebruikt Voor 2 aug 2026

   Controleer of uw AI-tools vallen in een hoog-risico categorie: HR en recruitment, kredietbeoordeling, medische ondersteuning, toegangsbeheer tot diensten. Als u hoog-risico AI gebruikt, gelden extra naleving-eisen: technische documentatie, risicobeoordeling, menselijk toezicht en eventueel registratie in de EU AI-databank.

8. 8
   Zorg voor doorlopend naleving-beheer Doorlopend

   Naleving is geen eenmalige actie. Wanneer uw organisatie een nieuwe AI-tool in gebruik neemt, moet u het register bijwerken, het beleid aanpassen en medewerkers informeren. Wijs een verantwoordelijke aan die periodiek (minimaal jaarlijks) de naleving status controleert.

Hoe lang duurt het om deze checklist af te ronden?

Voor een MKB-bedrijf dat uitsluitend beperkt-risico AI gebruikt (ChatGPT, Copilot, standaard CRM-AI), kost het afvinken van de volledige naleving checklist één tot twee werkdagen. De grootste tijdsinvestering zit in het opstellen van het AI-beleid en het verzamelen van getekende DPA's.

Voor bedrijven met hoog-risico AI-toepassingen, zoals recruitmentbureaus met AI-gestuurde ATS-systemen of financiële dienstverleners met geautomatiseerde kredietbeoordeling, is twee tot vier weken realistischer. De reden: technische documentatie moet worden aangevraagd bij uw AI-leverancier, en dat duurt soms één tot twee weken.

Wat als u al gedeeltelijk voldoet?

Veel bedrijven hebben al informeel stappen gezet: een DPA getekend hier, een intern document geschreven daar. De valkuil is dat naleving-bewijs versnipperd is over e-mails, chats en persoonlijke mappen. Voor de toezichthouder telt wat u kunt laten zien, niet wat er ergens in het systeem verstopt zit.

Gebruik deze naleving checklist als gelegenheid om bestaande documenten samen te brengen in een toegankelijke map, zodat u bij een eventuele audit in vijf minuten kunt aantonen dat uw organisatie voldoet.